Compliance fiscal dentro do SAP: 7 dicas e melhores práticas

1. Avalie e otimize seus processos fiscais

Antes de implementar qualquer solução, é crucial realizar uma avaliação completa dos processos fiscais existentes. Essa etapa permite identificar ineficiências, falhas e inconsistências que podem prejudicar a conformidade fiscal da empresa. O objetivo é mapear os pontos críticos e entender como os processos impactam negativamente o cumprimento das obrigações fiscais.

O Assessment Fiscal da SOLUTIO é uma ferramenta valiosa nesse processo. Especialistas da empresa conduzem uma análise profunda dos fluxos de trabalho fiscais, identificando GAPs (lacunas) e propondo soluções personalizadas.

Cada etapa dos processos fiscais é analisada por especialistas, desde a entrada e saída de documentos até as apurações dos impostos, buscando entender como as atividades estão interconectadas e onde podem ocorrer problemas.

Durante a análise, são identificadas as áreas em que os processos não estão alinhados com as melhores práticas ou com as exigências legais. Essas lacunas são os GAPs que, uma vez identificados, podem ser otimizados, resultando em maior eficiência operacional. Em suma, a empresa economiza tempo e recursos ao eliminar tarefas desnecessárias ou ineficientes.

2. Automatize tarefas repetitivas e manuais

Compreenda a importância de automatizar tarefas repetitivas e manuais para otimizar a eficiência operacional das empresas. Neste contexto, aqui estão algumas das soluções oferecidas:

Automatização de processos fiscais:

• SAP TOTAL INBOUND:
  ssa solução visa automatizar o recebimento de documentos fiscais no sistema SAP. Documentos como Notas Fiscais Eletrônicas (NFe), Conhecimentos de Transporte Eletrônicos (CTe), Manifestação de Documentos Eletrônicos (MDe) e Notas Fiscais de Serviço Eletrônicas (NFSe) são processados automaticamente, bem como as contas de consumo (telefonia, gás, energia e água).
  
  Os benefícios são claros: eliminação da digitação manual e redução significativa do risco de erros. A precisão das informações é garantida, e a equipe pode se concentrar em atividades mais estratégicas.
  
  
• SAP TOTAL OUTBOUND:
  Essa solução é voltada para a emissão automática de notas fiscais de saída no SAP. Ela abrange documentos como NFe, CTe, NFSe e Manifesto Eletrônico de Documentos Fiscais (MDF-e).
  
  Ao automatizar esse processo, agilizamos a geração de documentos fiscais, garantindo que todas as informações estejam corretas e em conformidade com a legislação.
  
  
• SAP TOTAL IVA:
  O Imposto sobre Valor Adicionado (IVA) é um componente importante nas transações comerciais. Essa solução permite automatizar a determinação do IVA nos pedidos de compra registrados no SAP.
  
  Eliminando cálculos manuais, a funcionalidade garante a precisão no cálculo do imposto, evitando erros e possíveis penalidades.

A automatização reduz o tempo gasto em tarefas manuais e permite que a equipe se concentre em atividades estratégicas, eliminando erros manuais e resultando em informações fiscais mais precisas e confiáveis. Além disso, as soluções garantem que a empresa esteja em conformidade com as obrigações fiscais.

Em resumo, oferecemos um conjunto de ferramentas que transformam processos fiscais complexos em operações ágeis e confiáveis, impulsionando o sucesso das empresas no cenário tributário brasileiro.

3. Valide e concilie dados fiscais

A validação e conciliação dos dados fiscais são etapas fundamentais para assegurar a confiabilidade das informações e evitar inconsistências que poderiam resultar em problemas fiscais. O SAP TOTAL COMPLIANCE é uma solução específica para essa finalidade.

A ferramenta permite validar e conciliar dados fiscais provenientes de diversas fontes, incluindo notas fiscais, extratos bancários e livros fiscais. Veja como ela funciona:

• Validação de Dados:
  O SAP TOTAL COMPLIANCE verifica a integridade e a precisão dos dados fiscais. Ao gerar relatórios completos e precisos, ele identifica possíveis erros, como valores incorretos, datas inconsistentes ou informações ausentes. Essa validação é essencial para garantir que os registros estejam alinhados com as exigências legais e que não haja discrepâncias.

• Conciliação de Dados:
  A conciliação envolve a comparação de diferentes fontes de dados. Por exemplo, o sistema verifica se os valores nas notas fiscais correspondem aos lançamentos nos extratos bancários.

Qualquer discrepância é investigada e corrigida, garantindo que os dados estejam consistentes e confiáveis.

Essa é uma aliada valiosa para empresas que buscam manter a integridade de seus registros fiscais e cumprir todas as obrigações legais.

4. Mantenha seu sistema SAP atualizado

Manter o seu sistema SAP atualizado com as últimas versões e patches de segurança para garantir o bom funcionamento das soluções e a proteção contra falhas e vulnerabilidades é imprescindível.

Lembramos que a SOLUTIO mantém serviços de atualização e suporte técnico para todas as suas soluções, garantindo sua eficiência de forma otimizada.

5. Invista em treinamento e capacitação da equipe

O treinamento e a capacitação da equipe são investimentos estratégicos que impulsionam a eficiência e a excelência operacional. 

Cada empresa possui necessidades específicas. Portanto, oferecer cursos e treinamentos personalizados é fundamental. Isso abrange desde as funcionalidades básicas até os processos mais complexos relacionados às soluções fiscais.

Assim, o aprendizado não deve ser um evento isolado. A equipe deve ter acesso a atualizações regulares para acompanhar as mudanças nas soluções e nas leis fiscais. Isso garante que todos estejam atualizados e aptos a utilizar as ferramentas de forma eficaz.

Além de conhecer as funcionalidades das ferramentas, os colaboradores devem entender os conceitos fiscais subjacentes. Isso ajuda a tomar decisões informadas e a lidar com situações complexas.

6. Adote uma cultura de compliance fiscal

Adotar uma cultura de compliance fiscal não é apenas uma medida preventiva, mas uma estratégia empresarial essencial que permeia todos os níveis de uma organização. Ela começa com o comprometimento da alta direção, que deve demonstrar não só por meio de palavras, mas principalmente através de ações, que a conformidade com as normas fiscais é prioritária.

A adoção de sistemas de gestão fiscal que automatizam e facilitam o acompanhamento das obrigações tributárias é outro pilar importante. Esses sistemas ajudam a reduzir erros e otimizar o tempo dos colaboradores, permitindo que se concentrem em atividades estratégicas.

Por fim, é necessário estabelecer mecanismos de controle e auditoria interna para monitorar a adesão às políticas de compliance e identificar possíveis desvios ou inconformidades. Isso não só protege a empresa de penalidades e multas, mas também reforça sua reputação no mercado como uma entidade responsável e confiável.

Adotar uma cultura de compliance fiscal é, portanto, um investimento no futuro sustentável e na integridade da empresa. É um compromisso contínuo que exige vigilância, dedicação e uma abordagem proativa de todos os envolvidos.

7. Conte com o apoio de especialistas

A SOLUTIO possui uma equipe técnica de alto nível que pode auxiliar sua empresa na implementação e otimização de suas soluções fiscais, na avaliação de seus processos e na resolução de dúvidas e problemas.

Ao seguir as dicas e melhores práticas apresentadas, você poderá garantir o compliance fiscal completo da sua empresa. Com um sistema eficiente, processos otimizados e uma equipe capacitada, você estará preparado para lidar com os desafios da legislação fiscal brasileira e alcançar novos patamares de negócios.